Beta-Nutzungsbedingungen

1. Angebot und Aufnahme

Betreiber ist Ralf Plaumann unter der im Impressum angegebenen Anschrift. Die Beta richtet sich an eine begrenzte Anzahl von Vereinen und deren befugte Ansprechpartner. Eine Bewerbung begründet keinen Anspruch auf Aufnahme und aktiviert noch keinen Appzugang.

Die Aufnahme erfolgt nach persönlicher Prüfung und gesonderter Bestätigung durch den Betreiber. Der Verein nimmt diese Bedingungen und den AVV einschließlich Anlagen durch eine befugte Person an. Mit der Genehmigung der Bewerbung wird die Beta-Vereinbarung wirksam und der Vereinszugang eingerichtet.

Vertragsbeginn und befugte Annahme

Vor Beginn einer Betaphase, Testphase oder eines künftig angebotenen Bezahlpakets müssen die für das jeweilige Angebot freigegebenen Nutzungsbedingungen und, soweit personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet werden, der AVV angenommen werden. Ohne diese Annahme wird kein neuer Vereinszugang aktiviert. Eine bloße Bewerbung oder Registrierung eines einzelnen Nutzers genügt nicht.

Ein zur Vertretung befugter Vereinsadministrator kann für den Verein annehmen. Er bestätigt seine Befugnis selbst; eine gesonderte Vollmachtsprüfung ist im normalen Ablauf nicht vorgesehen. Die Kenntnisnahme von Datenschutzhinweisen ist keine pauschale Einwilligung nach der DSGVO.

2. Kosten und Funktionsumfang

Der Beta-Zugang ist vorerst zeitlich unbegrenzt und während der Betaphase kostenfrei. Der Verein nutzt das vollständige Pro-Paket. Die Beta ist ein eigenes Angebot und unterliegt nicht dem regulären 14-tägigen Testzugang mit anschließender 30-tägiger Datenaufbewahrung. Es entstehen keine automatischen Paketgebühren und kein automatisches Bezahlabo.

Eine spätere kostenpflichtige Nutzung setzt eine gesonderte ausdrückliche Vereinbarung voraus. Preise und Verkaufspakete sind nicht Bestandteil dieses Beta-Angebots. Die Beta umfasst die in der Anwendung bereitgestellten Vereinsfunktionen; sie wird als Web-App genutzt und kann in unterstützten Browsern am Desktop sowie auf dem mobilen Home-Bildschirm installiert werden.

3. Zusammenarbeit und Rückmeldungen

Wir wünschen Rückmeldungen aus der Vereinsarbeit zweimal im Monat. Dies ist eine Bitte zur gemeinsamen Verbesserung, keine feste Abnahme- oder Zahlungspflicht. Die kostenlose Beta beginnt für einen Verein nach Genehmigung und Einrichtung seines Zugangs.

Rückmeldungen sollen keine unnötigen personenbezogenen Daten, Passwörter oder vertraulichen Originalunterlagen enthalten. Für eine Veröffentlichung von Vereinsnamen, Erfahrungsberichten oder Logos holen wir eine gesonderte Erlaubnis ein.

4. Zugänge und Vereinsdaten

Der Verein benennt berechtigte Nutzer und verwaltet ihre Rollen und Berechtigungen. Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln. Fremde Vereinsbereiche dürfen nicht ohne Berechtigung eingesehen oder verändert werden. Rechtswidrige Inhalte und missbräuchliche Nutzung sind untersagt.

Der Verein bleibt für die Rechtmäßigkeit seiner eingestellten personenbezogenen Daten und die erforderlichen Informationen an betroffene Personen verantwortlich. Vor produktiver Verarbeitung im Auftrag wird die erforderliche Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.

5. Erprobung und Unterstützung

Die Beta ist eine Erprobungsphase. Fehler oder Unterbrechungen sind möglich. Eine bestimmte unterbrechungsfreie Verfügbarkeit wird nicht zugesichert. Das ersetzt nicht die Pflichten des Betreibers zur angemessenen Sicherheit und zum Schutz anvertrauter Daten.

Vereine sollen Originalunterlagen zusätzlich aufbewahren und auftretende Fehler über den Kontaktweg melden. Inhaltliche Beratung, Steuerberatung oder eine rechtsverbindliche Prüfung von Protokollen und Beschlüssen ist nicht Bestandteil der Software.

6. Ende der Betaphase

Die kostenlose Beta wird ohne festes Enddatum angeboten. Der Betreiber kann sie für einen Verein oder insgesamt beenden und informiert die angegebene Kontaktperson mindestens 14 Tage vor dem Enddatum per E-Mail. Der Verein kann jederzeit per E-Mail an bueroleitung@vereinsbuero24.de austreten. Ein kostenpflichtiges Paket entsteht nur durch eine gesonderte ausdrückliche Vereinbarung.

Nach Ende der Beta stehen die für die jeweiligen Nutzer zugänglichen Daten weitere 30 Tage im Lesemodus zum Export bereit. In der Vereinsverwaltung ist ein strukturierter JSON-Export mit geschützten Dateiverweisen erreichbar; Originaldateien werden zusätzlich heruntergeladen. Ein vollständiger Vereinsexport über mehrere Ausschüsse kann bei der Büroleitung angefordert werden. Nach Ablauf der Frist endet der normale Appzugang.

Der Verein kann vor Ablauf der Exportfrist schriftlich Rückgabe oder Löschung seiner Daten anweisen. Ohne andere Weisung werden die Vereinsdaten nach der Exportfrist innerhalb von 30 Tagen aus den aktiven Vereinsspeichern entfernt. Dies ist ein vom Betreiber auszuführender und zu dokumentierender Prozess, keine Zusage einer bereits automatisierten Löschung. Gesetzlich aufzubewahrende Nachweise werden getrennt und zweckgebunden geschützt; Sicherungskopien werden nach dem in der AVV-Anlage beschriebenen Verfahren behandelt.

7. Gesetzliche Rechte

Gesetzliche Rechte und zwingende Haftungsregeln bleiben unberührt. Es wird kein pauschaler Haftungsausschluss für Datenverlust, Datenschutzverstöße oder Schäden vereinbart. Eine produktive Haftungsregelung ist anhand des tatsächlichen Vertrags und der Nutzung gesondert zu prüfen.

8. Wechsel in Basic oder Pro und Beta-Vorteil

Der Betreiber entscheidet, wann die Beta in ein reguläres Angebot übergehen soll, und informiert die teilnehmenden Vereine vorab nach der vereinbarten Ankündigungsregelung. Der Verein kann anschließend Basic oder Pro wählen. Eine kostenpflichtige Umstellung setzt die ausdrückliche Annahme des konkreten Pakets und Preises durch den Verein voraus.

Als Dankeschön erhält ein genehmigter Beta-Verein bei einem späteren Wechsel 20 % Nachlass auf den regulären Monatspreis des gewählten Basic- oder Pro-Pakets. Der Anspruch wird dem Vereinsbereich zugeordnet und bleibt bei einem Wechsel der Kontaktperson erhalten. Die Einlösung kann bei Einführung der Bezahlangebote über einen Rabattcode erfolgen. Die konkrete Einlösung und der zu zahlende Preis werden vor der Annahme des Pakets transparent ausgewiesen.

Bis zur tatsächlich vereinbarten Umstellung nutzt der Verein das vollständige Pro-Paket im Beta-Zugang. Für einen Verein, der eine Umstellung nicht annimmt und dessen Beta endet, gelten die vereinbarten Export- und Löschregeln.

Weiterführende Grundlagen

§ 5 DDG · DSGVO · § 25 TDDDG · BFSG · WCAG 2.2